Hoe de vertrouwenspersoon een steviger positie kan krijgen

Bij werknemers heerst er veel onduidelijkheid over de rol, de functie en het takenpakket van een vertrouwenspersoon. Niet altijd heeft men een goed beeld wat de functie inhoudt, wanneer men kan aankloppen bij een vertrouwenspersoon of welke rol deze persoon vervult in het geval van een melding. Dit blijkt uit een focusgroepenonderzoek dat I&O Research in 2019 in opdracht van het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid heeft uitgevoerd. Het onderzoek dient als basis om de geplande voorlichting rond het onderwerp vorm te geven met als belangrijkste doel: meer bewustwording creëren voor het belang van een veilige en gezonde werkomgeving.

Aanstellen vertrouwenspersoon niet voldoende

Belangrijke voorwaarden voor een effectieve uitvoering van de taken van een vertrouwenspersoon zijn de bekendheid en bereikbaarheid. Dit onderzoek toont aan dat bij veel organisaties juist sprake is van het omgekeerde: men weet niet wie de vertrouwenspersoon is, hoe zij deze kunnen bereiken en wat zij kunnen verwachten wanneer zij een vertrouwenspersoon inschakelen. Dat terwijl de vertrouwenspersoon een belangrijke taak heeft bij een gezonde werkomgeving om psychosociale arbeidsbelasting (PSA) te voorkomen. Maar alleen een vertrouwenspersoon aanstellen is niet voldoende. Er dient een cultuuromslag plaats te vinden waarin werknemers ongewenst gedrag tegengaan door dit bespreekbaar te maken met elkaar. De werkgever moet hierbij duidelijke kaders stellen, alleen dan kan er voldoende aandacht komen voor ongewenste omgangsvormen op de werkvloer.

Grootste belemmering: positie vertrouwenspersonen

De vertrouwenspersonen zelf geven aan dat het creëren van een veilige werkomgeving vooral een taak is voor de werkgever en dat de aanstelling van een vertrouwenspersoon een belangrijk onderdeel hiervan is. Wel dient er sprake te zijn van voldoende draagvlak en commitment vanuit zowel de werkgever als de werknemer om de vertrouwenspersoon duidelijk te positioneren. Hier ontbreekt het vaak aan is de ervaring van de vertrouwenspersonen, waardoor er onduidelijkheid heerst over de werkwijze, maar ook over de verwachtingen. Een andere belemmering is het gevoel van onveiligheid: gevoelens van onvrede durft men niet altijd te delen bij een vertrouwenspersoon, werknemers kunnen bang zijn voor mogelijk consequenties.

Informatievoorziening begint bij de werkgever

De verschillen in aanpak en werkwijze van vertrouwenspersonen uiten zich ook in de informatievoorziening: sommige werknemers weten wie de vertrouwenspersoon is binnen hun organisatie en hoe ze deze kunnen bereiken. Ze weten dit dankzij een presentatie of via het interne communicatiemateriaal. Vertrouwenspersonen zorgen dat zij zich kenbaar maken met posters en foto’s, maar geven aan dat het belangrijk is dat de informatie blijft hangen. De meest geschikte manier om werknemers te informeren over de taken, de rol, maar ook de werkwijze van een vertrouwenspersoon is via een presentatie of videoboodschap. Het persoonlijk maken aan de hand van voorbeelden, ‘storytelling’ en testimonals van slachtoffers, biedt een goede basis voor de voorlichting. Ook de werkgevers en vertrouwenspersonen zelf zijn van mening dat de informatie op deze manier het beste aankomt en – nog belangrijker – blijft hangen bij de werknemers.

Met onderzoeksuitkomsten aan de slag

Staatssecretaris Van Ark zet zich – mede op basis van dit onderzoek – verder in op voorlichting en professionalisering van de vertrouwenspersoon. Er is onder andere een digitale wegwijzer ontwikkeld, een praktische tool voor werkgevers, werknemers en vertrouwenspersonen, en er start binnenkort een campagne op social media. Verder richt de staatssecretaris een platform op voor vertrouwenspersonen met als doel om in gesprek te gaan met relevante partijen en een beter beeld te krijgen van wat nodig is voor de verdere professionalisering van de vertrouwenspersoon. Vrijdag 18 oktober stuurde Staatssecretaris Van Ark een brief aan de Tweede Kamer over de voortgang van de aanpak van psychosociale arbeidsbelasting (PSA).

Achtergrond onderzoek

Het onderzoek is uitgevoerd aan de hand van drie focusgroepen met 20 deelnemers: een gesprek met werknemers, een gesprek met werkgevers en één met vertrouwenspersonen zelf. De situatie en de achtergronden van de deelnemers aan de focusgroepen zijn divers. Zowel de werkgevers en werknemers als de vertrouwenspersonen zijn werkzaam in verschillende sectoren en bedrijfsgroottes. Het aantal jaar ervaring van vertrouwenspersonen is wisselend en de rol van de vertrouwenspersonen is op diverse manieren ingevuld (intern of extern, fulltime functie of combinatie met een andere functie).
 
Overname uit deze publicatie is alleen toegestaan met expliciete vermelding van I&O Research als bron.